Project brief
프로젝트 내용
[프로젝트 개요]
전국 4개 사업장의 방문자 출입 관리와 공사 안전관리를 하나의 웹 플랫폼으로 통합합니다. 방문 등록·서약·출입허가증 발급, 수급업체 평가·위험성평가·작업허가·현장 확인·시정조치·사후평가 전 과정을 시스템으로 옮깁니다. 임직원·안전관리자·외부 시공업체·보안실 네 종류 사용자가 PC 웹과 모바일 웹으로 씁니다.
[추진 배경과 시점]
발주처는 제약 제조사이고 이 업무 전체를 수기로 처리합니다. 방문자 등록은 엑셀로 작성해 경비실에 메일로 보내는 방식이라 이력이 한곳에 모이지 않고, 외부 방문객에게 보안 서약을 받는 절차가 없습니다. 공사 관리는 전문 용어 중심 서류를 전면 수기로 다뤄 처리 시간이 깁니다.
담당자 리소스가 과하게 투입되고 있고 회사 방향이 수기 업무를 시스템으로 옮기는 쪽이라 지금 착수합니다. 작업 이력은 향후 노동부 등 기관 제출 증빙으로 쓰이므로 서명본 기준으로 남아야 합니다.
발주처가 작성한 도입 제안서(27쪽)가 있습니다. 화면 항목·결재선·권한까지 구체적으로 적혀 있으며 사전 미팅에 선정된 제안사에 전달합니다.
[난점과 경위]
결재 흐름이 다섯 갈래이고 구조가 서로 다릅니다. 위험성평가는 발주 담당자 1차, 외부 업체 2차, 안전관리자 3차로 이어 쓰며 1·2단계로 되돌릴 수 있어야 합니다. 작업허가서는 사전 승인과 모바일 현장 확인 두 단계, 사후평가는 4단계입니다.
외부 시공업체가 시스템에 직접 들어와 문서를 작성합니다. 사내 계정이 없는 사용자가 결재 흐름 한가운데 있어 기존 전자결재 연동만으로는 완결되지 않습니다.
작업 위치를 도면 위에 표시해야 하고 도면이 상시 변경됩니다. 위치가 매일 달라지는데 현행에서는 기록에 반영되지 않아 현장을 찾아가기 어렵다는 점이 도입 동기의 하나입니다.
[요구사항]
- 방문자 등록. 목적 3종(일반·작업·감사), 드롭다운·담당자 검색·즐겨찾기·유효기간·엑셀 내려받기.
- 서약과 허가증. 등록 시 문자로 서약 링크 발송, 모바일 웹 서명, 목적별 출입허가증 발급.
- 보안실 화면. 실시간 입출입 현황, 상태별 필터, 입실·퇴실·취소 처리, 출입일지 인쇄.
- 적격수급업체 관리. 신규 등록, 첨부 서류 미리보기, 점수 기입, 사전·사후 평가.
- 외주작업 위험성평가. 1차 발주 담당자, 2차 외부업체, 3차 관리자 수정·결재, 되돌리기.
- 작업허가서와 작업계획서. 사전 승인, 모바일 현장 확인, 복사·재사용, 변경 시 재상신.
- 현장 기능. TBM·교육서류 제출, 시정조치 사진 첨부, 작업 종료 보고.
- 작업 이력. 서명본 기준으로 관련 문서 일괄 조회·출력.
- 일정 확인. 등록된 공사·감사 일정과 단계별 진행 상태.
- 연동. 사내 그룹웨어 로그인, 전자결재 결재선, 조직도 자동 반영, 문자·메일 발송과 실패 시 대체 경로.
- 보안과 이력. 개인식별정보 암호화, 보유기간 경과 시 자동 파기·비식별화, 로그인·승인·서명·수정·엑셀 내려받기의 감사 로그(작업자·IP·일시·변경 내용) 기록·조회.
- 모듈화 설계. 화면 흐름·입력 항목·승인 단계를 이후 조정할 수 있는 구조여야 합니다.
- 변경 관리. 요구사항 변경 시 변경 이력을 작성하고 완료 보고서와 기능 정의서에 반영합니다.
- 사용 규모는 공사 기준 연간 100명 안팎입니다. 방문자 수는 집계 자료가 없습니다.
[사용자 스토리와 수용 기준]
- 담당자가 방문자를 등록한다. 방문자에게 서약 링크 문자가 가고 담당자에게 안내가 간다.
- 방문자가 모바일에서 서명한다. 서명이 끝나면 출입허가증이 발급되고 보안실에서 확인된다.
- 발주 담당자가 위험성평가를 작성해 업체에 넘긴다. 업체가 이어 쓰고 관리자가 수정·승인한다.
- 관리자가 현장에서 시정조치를 남긴다. 사진을 올리면 해당 작업 건에 연결돼 업체로 간다.
- 감사 대응자가 지난 이력을 조회한다. 서명본 기준으로 관련 문서가 한 번에 출력된다.
[업무 상태 흐름]
- 사전평가와 사후평가를 모두 통과해야 작업이 성립합니다. 하나라도 불합격이면 작업 불가입니다.
- 적격수급업체로 등록된 업체만 작업 등록이 가능하며 품의·계약 완료 전에 검토합니다.
- 승인된 문서를 수정하면 이전 판을 지우지 않고 개정 이력으로 남깁니다.
- 작업허가 승인 시 업체에 TBM·교육일지 제출 요청이 나갑니다.
- 화면 전이 순서 등 동작 단계 설계는 제안사가 정합니다.
[비기능 요구]
- PC 웹과 모바일 웹으로 접근합니다. 별도 앱 설치는 없습니다.
- 개인식별정보(이름·연락처·차량번호·서명)를 다루므로 저장·전송 보호가 필요합니다.
- 서버는 클라우드 또는 외부 호스팅이 가능합니다. 사내 서버로 한정하지 않습니다.
[외부 연동]
- 사내 그룹웨어 로그인, 전자결재, 조직도, 문자 발송, 메일 발송. 제품명과 연동 규격은 미확정입니다.
[스코프 밖]
- 출입문 게이트·스피드게이트 등 물리 보안 설비 연동.
- 별도 네이티브 모바일 앱 개발.
- 사내 그룹웨어·전자결재 시스템 자체의 개선.
[추가 도입 검토 항목]
발주처가 제안 내용을 보고 도입 여부를 판단할 항목입니다. 필수 범위는 아니지만 나중에 붙을 수 있으므로 확장 가능한 구조로 설계하고 개략 규모를 함께 제안해 주십시오.
- 위험성평가 정량화. 제안서 예시 화면에는 위험도를 빈도와 강도의 곱으로 계산하고 조치 후 잔존 위험도를 다시 매기는 방식, 공정별 위험분석 흐름도, 설비 잠금표시(LOTO) 현황이 있습니다. 본문 서식은 상·중·하 3단계입니다. 어느 수준으로 가느냐에 따라 입력 서식과 데이터 구조가 달라집니다.
- 출입 인증 방식. 본문은 목적별 색상 유효증과 안전필증이고 별첨에는 QR 출입 관리가 나옵니다.
- 단계적 도입. 발주처가 별첨에서 그룹웨어·인사 연동과 모바일 서약·출입 관리를 먼저 구현해 현장 검증하는 방식을 언급했습니다. 본 구축과 별도 계약으로 할지 포함할지 정해지지 않았습니다.
- 운영 유지보수. 발주처 내부 전산팀이 직접 맡지 않을 가능성이 크며 별도 요청 대상입니다. 인수 후 운영 지원 범위와 조건을 함께 제안해 주십시오.
- 서버 인프라. 클라우드 사용량 기반 비용, 또는 사내 구축 시 서버 최소·권장 사양과 견적을 참고로 요청합니다. 구매를 보장하지는 않습니다.
[제약 사항 및 확인 필요]
착수 전 확정할 항목입니다. 임의로 정하지 않았으며 제안 시 전제와 가정을 밝혀 주십시오.
- 사내 그룹웨어·전자결재·조직도의 제품명과 연동 규격이 확인되지 않았습니다. 이 과업의 최대 변수입니다.
- 도면의 파일 형식·장수·갱신 주기가 미확인입니다. 제안서에 실제 평면도 예시가 있으나 관리 방식은 미정입니다.
- 증빙 보존과 개인정보 파기가 서로 부딪칩니다. 작업 이력은 기관 제출 증빙으로 서명본을 남겨야 하고, 별첨은 보유기간 경과 시 자동 파기·비식별화를 요구합니다. 서명본에는 개인식별정보가 들어 있습니다. 무엇을 얼마나 남기고 지울지 확정이 필요하며 이 결정이 데이터 구조를 규정합니다.
- 보안실 화면이 공유 단말 기준인지 개인 계정 기준인지 미정입니다. 공유 계정이면 감사 로그에 누가 조작했는지 남지 않습니다.
- 작업허가서·중장비 작업계획서·전기 작업계획서 3종의 상세 서식이 아직 작성되지 않았습니다. 서식 정의부터 필요합니다.
- 방문 등록에 승인 단계가 있는지 미정입니다. 본문 흐름에는 없고 예시 화면에는 반려 상태가 있습니다.
- 웹 화면과 API 서버를 분리 배포할지, 4개 사업장을 한 시스템으로 볼지 확인이 필요합니다.
- 방문자 연간 인원이 집계되어 있지 않습니다.
- 교육서류 제출을 필수로 할지, 사후평가를 사전평가와 이어진 흐름으로 할지 검토 중입니다.
[클라이언트 준비 사항]
발주처가 제공합니다. 도입 제안서는 선정된 제안사에 전달합니다.
- 도입 제안서 원본, 실제 서식과 도면 표본
- 연동 규격과 담당 창구, 업무 규칙 확인·검수 인력, 승인 권한자
- 클라우드 계정 또는 배포 환경, 문자 발송 채널
[기술 스택]
지정 없음 — 제안사 제안. 인수 후 유지보수를 외부에 맡길 가능성이 크고 사내 전산팀이 기술 검토에 참여하므로 선택 근거와 이관 방안을 함께 제안해 주십시오.
[원하는 파트너]
- 방문자 출입 관리, 안전보건(EHS), 사업장 보안 분야의 유사 시스템 구축 경험이 있는 팀
- 다단계 전자결재와 외부 사용자 권한이 얽힌 업무 시스템을 인도해 본 경험
- 발주처는 본 제안서 구성보다 효율적인 방식이 있으면 적극적인 역제안을 요청합니다
- 우대: 제조업 현장 시스템 경험, 감사 대응 이력 관리 경험
[제안 요청 사항]
- 외부 사용자를 포함한 결재 흐름과 권한 설계 방안
- 기존 그룹웨어·전자결재 연동 접근 방식과 확인이 필요한 항목
- 증빙 보존과 개인정보 파기를 어떻게 양립시킬 것인지
- 추가 도입 검토 항목 5건의 권장안과 개략 규모
- 유사 수행 사례와 인수인계·운영 지원 범위
[예산과 기간]
- 예산: 1억원부터 (VAT 별도). 제안 범위에 따라 협의합니다.
- 기간: 5개월 내외. 착수 시점은 협의하며 정식 발주는 내년 초 예정입니다.
[산출물]
- 운영 가능한 시스템과 배포 환경, 소스 코드와 형상 이력
- 요구사항·화면·데이터 설계서, 결재선·권한 정의서, 연동 규격서
- 변경 이력과 최종 기능 정의서, 시험 결과서, 운영 매뉴얼과 교육
[계약 특이사항]
- 현재 예산 편성 단계이며 발주 확정과 계약은 내년 초 진행 예정입니다.
- 제안서 검토와 제안 발표를 거쳐 선정합니다.
- 착수 전 확인 필요 항목을 협의해 범위를 확정한 뒤 계약합니다.